Utveckla din
och företagets
engagemangsstrategi

Kreativa mötesformer där alla intressenter får plats!

När man vill frigöra engagemang i stora grupper är det ofta mer effektivt att skapa förutsättningar inom vilka alla kan vara aktiva och komma till tals istället för att använda all tid på att prata till alla. Det finns kreativa mötesformer som ger var och en rum för att själva bestämma och organisera sig, vilket har som följd att både individuell och kollektiv kreativitet och engagemang lättare kommer fram.

När passar dessa kreativa mötesformer?

Mötesformerna ger goda resultat när man har en speciell typ av obesvarade frågor av överordnat strategisk karaktär. Om man samtidigt vill involvera alla i en organisation eller skapa synergier mellan organisationer eller grupper passar dessa mötesformer mycket bra. Här har du fem frågor som du kan använda för att undersöka om dina obesvarade frågor kvalificerar:

  1. Är frågorna verkligen obesvarade? Om ni redan har svaren på frågorna är det ingen bra idé att använda tid på ytterligare utforskning. Folk blir bara provocerade! Om ni har haft svar på frågorna länge, men inte gjort något med dem kan det hänga ihop med att det i alla fall finns obesvarade frågor. Då kan det vara klokt att gå en extra runda för att identifiera de obesvarade frågorna.
  2. Är frågorna komplexa nog? Kan frågorna lösas med enkel linjär logik, då är det ingen anledning till att investera organisationens kreativa resurser. Är däremot frågorna komplexa och det kräver kreativitet och systemisk logik där många aspekter ömsesidigt påverkar varandra, kan de kreativa mötesformerna ge en avgörande skillnad.
  3. Finns det tillräcklig mångfald bland de potentiella deltagarna? I så fall har vi möjlighet att få fram en mångfald av perspektiv och idéer så att vi kan ta problemställningen upp på en högre nivå. Utgör de potentiella deltagarna på konferensen en allt för homogen grupp och vi redan vet vad de kommer att säga, kan vi bespara oss. Om man är osäker, kan man göra en begränsad förundersökning för att komma fram till om det finns tillräckligt många olika impulser.
  4. Finns det existerande eller potentiella konflikter? I så fall har man en god möjlighet till att lösa dem och förebygga nya. Att en fråga är konfliktfylld tyder på att det finns personligt engagemang och olika perspektiv.
  5. Är det bråttom? Om det inte är bråttom är det värt att begrunda om vi kan tjäna på att vänta med att utforska frågorna. I den ständigt föränderliga världen vi befinner oss i kan långtidsplaner mista sin aktualitet innan den blir satt i verket. Kanske är det andra frågor som är mer trängande.

Open Space Technology
Inom en enkel och tydlig mötesstruktur och med utgångspunkt i ett aktuellt tema formulerar, organiserar och utforskar deltagarna sina egna frågor. Alla sitter i en cirkel medan man formulerar och delar sina frågor. Deltagarna skapar själv agendan med utgångspunkt i frågorna som kommer fram. Därefter är det lagen om de två fötterna som gäller. Deltagarna är fria att själv välja vilka frågor de vill vara med om att utforska. Upplever man att man inte bidrar eller lär något går man någon annanstans. Man kan också ta ”time out” för sig själv. Så organiserar deltagarna konferensen själv under facilitering av en eller två mötesledare.

KLICKA FÖR ATT FÅ EN INBJUDAN:
Du kan prova Open Space som mötesform 28 april 2017.

Svenska Open Space institutet arrangerar en dagskonferens där du får veta mer om Open Space som mötesformat och samtidigt uppleva det. Måste upplevas!

Här kan du se ett exempel på hur en Open Space konferens går till.

Andra effektiva mötesmetoder

World Café-metoden:
Deltagarna fördelar sig på småbord. Det är lika många platser vid de olika borden. 5-8 personer per bord. Ibland diskuteras samma tema på alla borden.  Andra gånger är det olika teman på de olika borden. Detta är oftast bestämt på förhand. Samtalen delas in i faser – till exempel drömfasen, realistfasen och kritisk granskningsfasen. Efter varje fas sprider sig cafégästerna till nya bord. På vart och ett av borden sitter en cafévärd kvar för att förmedla till nytillkomna gäster vad som kom ut av samtalen i tidigare rundor. Cafévärdarna presenterar till sist i plenum vad som kom fram vid sitt bord. När flera bordvärdar har bearbetat samma tema samordnar de sina inspel innan de läggs fram för plenum.

Dialogswot

Deltagarna går igenom en gemensam process där vi använder oss av en "Dialogswot" som ändrats i sina ledord. Istället för strenghts använder vi ordet stolt - vad är vi stolta över? Istället för weaknesses använder vi rädslor - vad är vi rädda för? Istället för opportunities använder vi möjligheter, vilket kommer sist i dialogen. Och istället för threats använder vi farhågor - vilka farhågor upplever vi när vi diskuterar rädslor.

Format för förändring

Vi använder dialog som samtalsform. Format för förändring består av 8 steg för att utveckla förståelsen av en specifik utmaning och få den att bli till en positiv förändring. 1. Helhetsperspektivet " Vad är viktigt just nu? 2. Mål - vilka möjligheter ser vi med det som är viktigt 3. Vilken utmaning vill vi utforska? 4. Vad kan ge oss en övergång till möjlighetsorientering? 5. Vilka erfarenheter kan ge kraft och inspiration till utmaningen? 6. Är framgångsnyckeln i steg 5 relevant? 7. Stämmer det vi utforskat med målet? 8. Hur passar det vi lärt, in i andra viktiga områden och teman?

 Sökjlus på framtiden

Med utgångspunkt i gruppens avsikt, värderingar eller strategier gör man en kollektiv gap-analys. Deltagarna reflekterar först för sig själv, sedan i par, sedan i mindre grupper och till sist i den stora gruppen. Man utforskar styrka, sårbarhet, farhågor och förhoppningar som är knutna till det gemensamma temat. Utifrån detta visualiseras så småningom önskat resultat på olika sätt och konkretiseras i form av illustrerande berättelser. Den här strukturen används ibland för att ta fram teman till café- och spontankonferenser.

Hur påverkar de kreativa mötesformerna samarbetskulturen?

De kreativa mötesformerna ger mötesdeltagarna möjlighet att bygga upp sin egen motivation att bidra till gemenskapen. Det är också en möjlighet att få uppleva stämningen och mognaden i den kollektiva intelligensen. Det sistnämnda är guld värt för ledare som vill skaffa sig förstahandskunskap om kulturen i gruppen.

I våra dagar rör vi oss från ledaren som instruktör och kontrollant till ledaren som facilitator. Facilitatorn ger riktning, fokus och avgränsningar för arbetet för att sedan uppmuntra var och en att utveckla sitt eget tänkande om hur den vill och kan bidra. Ledarutmaningarna som vi står inför idag handlar oftare och oftare om att prioritera att ge uppmärksamhet som en slags näring och omsorg till självorganiseringsprocesser, mer än att identifiera och lösa andras problem.

I en kontrollorienterad ledarskapskultur där ledningen är van vid att göra strategi- och tankearbetet på egen hand utan att involvera alla medarbetare kan de kreativa mötesformerna uppfattas som hotande. I stället för att se potentialen för innovation och gränssprängande positiva förändringar ser de faran för kaos, konflikt och förvirring. Ingen ledare vill väl ha möten som reducerar organisationens effektivitet.

I en facilitatororienterad ledarskapskultur däremot ser man motstånd, avbrott och oordning som insatsfaktorer i arbetet med att skapa attraktiva och realistiska mål. Motstånd, avbrott och oordning är källor till energi och engagemang om vi det på rätt sätt. Det är här de kreativa mötesformerna har sin styrka och berättigande.
De kreativa mötesformerna lämpar sig med andra ord bäst i organisationer som önskar självständiga medlemmar som tar ett helhetligt ansvar och som tar initiativ när de se möjligheter för att bidra till gemensam utveckling.

Vi deltar gärna i ett samtal för att se om kreativa mötesformer kan vara en nyttig aktivitet för din organisation.